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实物中财务人员如何做好在建工程的核算

新疆分所  徐珍
在我国,企业工程项目建设基本都实现项目流程化管理。公司新建大的工程建设项目,都需要经过项目建议书、可行性研究、设计、招投标管理、建设期管理、初步验收、竣工验收、结算、决算等很多环节,会涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备材料供应商及政府相关部门等,是一个复杂的过程。实务中,在建工程的核算是大多数企业的薄弱环节。财务人员要做好在建工程的核算,要注重以下几个方面。
一、    了解和参与在工程建设的内部控制流程
1、工程方案制定及工程立项阶段
企业应当提供条件让财务人员应参与工程的立项、评审过程。财务人员应主动向相关职能部门了解企业本年度拟新增的工程项目,取得项目建议书、可行性研究、项目评审和立项决策等资料,以便为工程核算做好准备。
2、工程设计阶段
工程设计分为初步设计、技术设计和施工图设计三个阶段。财务人员应主要向相关职能部门了解工程项目的设计情况,必要时察看设计方案及图纸,以便于对工程项目进行明细核算。
3、工程预算及招标阶段
企业应当组织技术人员根据工程项目设计方案,编制工程项目预算,财务人员应当参与预算的评审过程。财务人员应参与工程项目、设备及物资采购的招标过程。公司与中标方签订合同时,应就付款等条款征求财务人员的意见。
合同是财务管理和会计核算的重要基础。在建工程的合同,规定了工程名称、工程范围、工作内容、工程量、造价等重要信息,是会计审核付款的依据,也是确定成本对象和成本分配内容及分配比率的重要参考。财务人员必须树立牢固的合同意识。
财务人员应争取事前介入合同的管理,参与、指导和审核在建工程合同的签订,保证合同信息的充分性、规范性,以免在建工程核算依据不足造成核算成本?
 
的混乱和缺乏准确性、严肃性;同时,由于房产税与房屋价值有关,所以,在建工程合同还应避免把那些与房屋无直接关系的设施、构筑物列入房屋造价的情况,避免虚增房屋成本,造成税负过重的现象。
  值得注意的是,从广义来讲,在建工程合同还应包括与合同关相的图纸、预算和决算文件,作为财务人员,除要把握狭义的合同外,最好还应把目光扩展到广义的合同上来。财务人员应取得并保存与工程项目相关的合同资料,并建立会计档案。
4、工程项目实施(建设)阶段
企业应当根据内部控制的要求,授予财务人员适当的工程项目支出的审核权和审批权限,并明确财务人员的责任。财务部门应根据公司的授权,配备专门的财务人员负责工程项目的核算。财务人员应向工程管理部门了解工程开工所需的手续是否已办妥,以便安排工程项目所需的资金。
负责工程资金审核、审批的财务人员应制定工程支出的业务流程及所需提交的资料,并将流程和要求传达给相关的职能部门。在对支出进行审核和审批时分严格执行流程,同时做到先察看合同台账再签署审核意见,审核意见要尽量详细(包括工程总合同、按进度应付款、已付款金额、已取提的发票金额,建议本次付多少款等)。
负责工程项目核算的财务人员要加强与相关职能部门的沟通,定期不定期到工程现场,察看工程的建设情况,定期不定期对工程项目进行盘点。
负责工程项目核算的财务人员要根据工程项目的特点,设置工程核算所需的会计科目,会计科目的设置要即要满足工程管理的需要,又要便于将来单项固定资产价值的确定。
负责工程项目核算的财务人员应取得与工程有关的所有合同、协议,分类建立会计档案,对每项工程都应设置专门的合同台账,加强对工程项目的辅助核算。
财务部门应当收集工程项目建设过程中涉及的资料,分项分类进行会计档案的装订和保管。
负责工程项目核算的财务人员应提请工程管理部门在每月末取得经三方(施工方、出包方、监理)签字确认的工程进度报告或工程进度确认书及在建工程的照片。财务人员根据工程进度及时、完整的核算在建工程的成本,并将工程进度、工程照片作为原始凭证。
做好在建工程台账是准确开展在建工程核算和管理的关键。在建工程台账主要用于对在建工程合同进行踪,必须反映以下信息:合同编号、工程名称、成本对象及工程量、工程单价、合同金额(含追加或调整减金额)、历次付款金额、发票金额等。
5、竣工验收阶段
工程竣工后,由建造方提出验收申请,公司应成立专门的验收小组对完工项目进行验收,验收要有书面的验收报告,验收人员均要在报告上签字。
工程验收后,应提请工程管理部门与施工方共同编制工程结算书,注意决算书应经出包方和承包方共同签章确认。对于大型项目或国家重点项目、专项资金建设的项目应聘请中介出具工程审价报告和决算。
工程完工交付使用时,应要求工程管理部门或资产管理部门填制固定资产验收单,验收单应注明固定资产的名称、规格、数量、生产厂家、主要性能、存放地点、使用部门、预计使用年限等信息。
财务部门应注意收集与工程相关的所有资料,分工程项目进行整理、装订、归档。
6、结转固定资产、录制固定资产卡片
工程验收分为单项验收和整体验收,无论是单独验收还是整体验收,财务人员均应在验收前与工程技术人充分沟通,掌握工程项目主要构成部分的性能特点是生产线和机器设备的性能,提请公司召开由技术人员、财务人员等相关人员参加的工程结转固定资产的讨论会,对工程项目形成的固定明细项目进行确定,验收时根据确定的固定资产项进行验收并盘点。
财务人员在结转固定前应对每一项固定资产的存放地点及形态进行落实,必要时提请工程技术部门出具固定资产方位图(可以分建设工程和设备单独绘制),确定固定资产编号,按图纸盘点固定资产,同时在固定资产上和图纸上将标记固定资产的编号。
财务人员应提请公司成立盘点小组,盘点小组应由负责工程建设的部门、负责资产管理的部门、使用固定资产的部门及财务部门的相关人员参加,在盘点固定资产的同时完成固定资产从建设部门到使用部门的交接手续。
财务人员根据盘点表、验收单等资料编制结转固定资产的会计分录,同时录制固定资产卡片。
    二、做好在建工程所涉及会计科目的设置
企业的固定资产,除购买、投入等来源外,还有很大一部分是自己建造的,这部分工程要通过“在建工程”科目核算。在建工程科目的设置非常重要,如何设置在建工程科目,很多人搞不明白。对此,大学的标准教材上也是一直没有突破,解决方案很不实际,也不符合时代的变化。我认为,需考虑两个因素:一是要与合同保持对应关系,便于管理;二是要方便日后固定资产的结转。所以,对于在建工程明细科目的设置,也有两种思路:一是按合同设置;二是按所形成的固定资产设置。优缺点如下:
1、 按合同设置:其优点是简化核算,避免日常的费用分配工作,并可使在建工程科目的设置和核算有据可依,同时,便于在建工程的管理与合同的管理的统一。缺点是,从在建工程科目中,看不到日后所形成的固定资产名称。
2、按所形成的固定资产设置:其优点是在发票及时的情况下可随时掌握固定资产的进度,并能于在建工程科目设计时,预先考虑和规划固定资产的内容。缺点是,会计人员日常费用分配的工作量大,而且,在工程管理信息不充分或事项不确定的情况下,影响会计结账的时间,并增加冲错的机率。
实物中,按照所形成的固定资产设置在建工程明细账,需要财务人员具备工程建设的知识,熟悉公司所建造的在建工程将来能形成哪些固定。在工程量少,工艺简单,将来形成的固定资产不多的情况要比较容易做到,但在工程量大,涉及的生产工艺复杂,将来形成的固定资产种类多、数量多的情况下,很难做到。故实务中按合同设置在建工程明细科目的情况比较多。
设备“在建工程”一级科目,本科目核算企业基建、更新改造等在建工程发生的支出。 按“合同单位”设置二级核算。按“建筑工程”、“安装工程”、“在安装设备”、“待摊支出”设置三级科目。按单项工程成本的构成项目设置四级科目。
    三、根据公司在建工程的特点确定“在建工程”的成本构成
 实物中在建工程的建造方式有两个种,一种是出包工程,一种是自营工程。
出包工程又有两种方式:一是包工包料,二是只包工不包料。
1、包工包料的工程,在建工程的成本包括按发包工程进度和合同规定结算的进度款和在建工程的待摊支出。
2、包工不包料的工程,在建工程的成本包括按合理估计的发包工程进度和合同规定结算的进度款、工程领用的材料物资、在建工程的待摊支出。
3、自营工程。应比照生产成本进行核算,在建工程的成本包括工程材料物资、工程劳务成本、在建工程的待摊支出。
在建工程的待摊支出是指在建工程发生的管理费、征地费、可行性研究费、临时设施费、公证费、监理费、资本化利息、负荷联合试车发生的费用及应负担的税费。
四、做好在建工程的结转
在建工程完工后,应及时结转固定资产。对于没有决算而投入使用的在建工程,应于投入使用时,进行估价结转。估价结转时,如金额确定,可按确定的金额入账;如不确定,且合同金额与开票金额、付款金额不一致时,可按三者中较高者估价入账。
在建工程科目结转固定资产和工业企业的基本生产科目结转完工产品一样。如果把在建程比做制造费用,则所要结转的固定资产就是产成品。固定资产是在建工程的指向的成本对象,合同就是工艺单(或工艺定额),在建工程按合同的规定结转到相应的固定资产中。有的可直接计入,有的可分配计入。